Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. jest standardowym trybem obradowania, które ma na celu podejmowanie właściwych uchwał. Rozróżniamy dwa typy zgromadzeń: zwyczajne i nadzwyczajne. Różnice pomiędzy nimi nie opierają się jedynie na tym, co staje się przedmiotem zgromadzenia, ale także na odmiennych trybach oraz zasadach ich zwoływania.
Pod pojęciem uchwały kryje się nic innego jak forma wyrażenia przez wspólników określonej woli względem przedmiotu lub podmiotu, który mieści się w granicach funkcjonowania spółki.
Kto zwołuje zgromadzenie zwyczajne.
Co do zasady zgromadzenie wspólników zwołuje Zarząd spółki. Uprawnienie do zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników mają także: Rada Nadzorcza oraz Komisja Rewizyjna, jednakże przepisy warunkują ich kompetencje w tym przedmiocie do sytuacji, w której Zarząd sp. z o.o. nie zwołał go w obligatoryjnym terminie określonym przepisami lub przewidzianym w umowie spółki. Rada Nadzorcza i Komisja Rewizyjna posiadają ponadto kompetencje do zwołania zgromadzenia nadzwyczajnego w przypadku, w którym uznają jego zwołanie za wskazane, a Zarząd nie zwoła zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez Radę lub Komisję. Ponadto ustawa przewiduje, że umowa spółki może nadać uprawnienie zwołania zgromadzenia wspólników, także innym osobom, niewymienionym przez Kodeks Spółek Handlowych.
Termin zwołania.
Odnośnie terminu zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników sp. z o.o. ustawa wskazuje obligatoryjny okres 6 miesięcy liczony od chwili zamknięcia każdego roku obrotowego spółki. Termin przewidziany ustawą należy rozumieć jako nieprzekraczalny okres, w którym powinno odbyć się zwyczajne zgromadzenie. Nie występują jednak przeszkody, aby umowa spółki modyfikowała ustawowy termin. Wzmiankowane postanowienie umowne spółki regulujące termin zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników sp. z o.o. może przewidywać jedynie termin krótszy niż ustawowy 6-miesięczny. Zatem umowa spółki może formułować obowiązek do przeprowadzenia zgromadzenia wspólników, dla przykładu przypadającego na 3,4 czy 5 miesiąc liczony od upływu każdego roku obrotowego, ale nie jest możliwe ustanowienie dowolnego terminu przekraczającego ten 6-miesięczny. Postanowienie umowne przewidujące termin dalszy/dłuższy będzie sprzeczne z ustawą i w konsekwencji nieważne, a w jego miejsce będzie należało zaimplementować rozwiązanie ustawowe.
Przedmiot obrad zwyczajnego zgromadzenia.
Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników w sp. z o.o. co do zasady powinno być:
- rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
- powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 KSH sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
- udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
W tym miejscu należy także wskazać, że przedmiot obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników w sp. z o.o. wymieniony w prezentowanych wyżej pkt 1 i 3, należy do wyłącznej kompetencji zgromadzenia wspólników i co za tym idzie, mogą być one przedmiotem obradowania jedynie przez wspólników zgromadzenia zwyczajnego. Konsekwencją tego rozwiązania jest brak możliwości podejmowania uchwał w tych kwestiach na zgromadzeniu nadzwyczajnym.
Co do pkt 2 powyższego wyliczenia należy zauważyć, że posiada swego rodzaju delegacyjny charakter, gdzie możliwość przeniesienia polega na scedowaniu powzięcia uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty na nadzwyczajne zgromadzenie wspólników sp. z o.o., które powinno być przewidziane właściwym postanowieniem umownym spółki. W przypadku braku takiego postanowienia w umowie spółki, zastosowanie znajdzie rozwiązanie ustawowe, przypisujące powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty zwyczajnemu zgromadzeniu wspólników.
Wskazane powyższe wyliczenie należy rozumieć jako minimalny przedmiot obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Podejmowany porządek obrad może być oczywiście szerszy aniżeli wzmiankowane minimum, a ponadto ustawa nie zakazuje zwoływania więcej niż jednego zwyczajnego zgromadzenia wspólników sp. z o.o. w ciągu roku obrotowego do rozpatrzenia sprawozdań czy podjęcia uchwał we wszystkich sprawach przedstawionych w porządku obrad.
Kto zwołuje zgromadzenie nadzwyczajne.
Kompetencję do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników sp. z o.o. posiada co do zasady Zarząd spółki. Jest to uprawnienie o charakterze indywidualnym, tzn. że w przypadku Zarządu wieloosobowego, każdemu członkowi Zarządu przysługuje uprawnienie do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia.
Termin zwołania.
W przeciwieństwie do zwyczajnego zgromadzenia wspólników w sp. z o.o. ustawa nie zawiera sztywnego wyliczenia przypadków, w którym nadzwyczajne zgromadzenie powinno mieć miejsce. Nie wskazuje także przy tym terminu czy minimalnej liczby zgromadzeń mających odbyć się w tym trybie. W konsekwencji do terminowości nadzwyczajnego zgromadzenia nie ma zastosowania odniesienie do okresu dającego się zmierzyć od chwili zamknięcia każdego roku obrotowego spółki, tak jak ma to miejsce przy zgromadzeniu zwyczajnym.
Przedmiot obrad nadzwyczajnego zgromadzenia.
Redakcja art. 232 KSH traktująca o nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników posiada półotwarty charakter. Mianowicie nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się w przypadkach określonych w ustawie lub umowie spółki, a także gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane. Przypadkiem, który, chociażby obliguje do zwołania nadzwyczajnego zgromadzania wspólników, będzie rezygnacja Prezesa Zarządu spółki z o.o. z pełnionej funkcji ~ o której możesz więcej przeczytać w poświęconym temu artykule (kliknij tutaj👈🏼).
Porządek obrad obrany przy nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników sp. z o.o. będzie zatem dotyczył takich sytuacji, które nie mogą lub nie nadają się do uchwalenia na zgromadzeniu zwyczajnym. Przedmiotem obradowania na nadzwyczajnym zgromadzeniu z założenia będą takie sprawy, które mają istotne znaczenia z punktu funkcjonowania spółki z o.o. i które, chociażby nie mogą czekać na rozstrzygnięcie. Przykładem takich sytuacji będą przypadki, w których chodzi o szeroko rozumiane wewnętrzne funkcjonowanie spółki, np. w sprawach dotyczących ich obligatoryjnych organów czy też sytuacji, w których spółce mogłaby grozić poważna szkoda. Zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia będzie wskazane także w przypadkach, gdy poddana pod obrady sprawa przekracza swoim charakterem zakres zwykłych czynności spółki.
Jak zwołać zgromadzenie wspólników.
Prawidłowe zwołanie zgromadzenia wspólników sp. z o.o., bez względu na to, czy mowa o zwyczajnym lub nadzwyczajnym zgromadzeniu, wymaga wystosowania właściwych zaproszeń. Informacja o planowym zgromadzeniu powinna zawierać obligatoryjne elementy, które warunkują skuteczność złożenia zaproszeń i dalej dojścia do skutku zaplanowanego zgromadzenia.
Zgodnie z Kodeksem Spółek Handlowych do obowiązkowych elementów zaproszenia należy zaliczyć:
- właściwą formę przekazania informacji o planowanym zgromadzeniu,
- wskazanie terminu zgromadzenia,
- dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników,
- szczegółowy porządek obrad,
- w przypadku przeprowadzenia zgromadzenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.
Forma.
Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
Warto jednakże wskazać, że zawiadomienie o planowanym zgromadzeniu wspólników sp. z o.o. wysłane pocztą tradycyjną, posiada tę doniosłość, że możliwe do zweryfikowania jest podjęcie przesyłki przez adresata zaproszenia. W opisanym wyżej przypadku nadania zaproszeń za pomocą elektronicznych środków przekazu, możliwości weryfikacji odczytania przez adresata wysłanego zaproszenia mogą być ograniczone.
Termin.
Ustawa nakłada ścisły obowiązek wyznaczenia terminu zgromadzenia wspólników na dzień przypadający na co najmniej dwa tygodnie po liczony od daty wysłania zaproszeń na zgromadzenie.
Takie rozwiązanie modelowo ma zapewnić zaplecze organizacyjne do prawidłowego przeprowadzenia zgromadzenia oraz uwzględnić interes jego uczestników.
Jeśli zgromadzenie zwołane jest na 15 czerwca 2023 r. (czwartek), to zaproszenie na to zgromadzenie powinno zostać wysłane 1 czerwca 2023 r. (środa).
W obliczeniu terminu należy uwzględnić dzień wysłania zaproszeń, a termin dwutygodniowy powinien upłynąć w dniu poprzedzającym zaplanowane zgromadzenie.
Dzień, godzina, miejsce, porządek obrad.
- Dzień i godzina powinny być dokładnie sprecyzowane w treści zaproszenia na zgromadzenie wspólników sp. z o.o. Najczytelniej zatem posłużyć się konkretną datą oraz wskazaniem przewidywanej godziny rozpoczęcia zgromadzenia.
- Miejsce zgromadzenia powinno zostać wskazane z dokładnego adresu, tj. powinien zostać także oznaczony lokal, w którym zgromadzenie wspólników będzie mieć miejsce. Niewłaściwe będzie wskazanie samej miejscowości czy samego budynku, jeżeli mowa np. o biurowcu, w którym swoje biura lub siedziby mają także inni przedsiębiorcy.
Wskazując miejsce zgromadzenia wspólników sp. z o.o., należy kierować się rozwiązaniem ustawowym, nakładającym obowiązek przeprowadzenia zgromadzenia wspólników w siedzibie spółki. Przeprowadzenie zgromadzenia jest możliwie również poza siedzibą spółki, jednakże tę sposobność otwiera odpowiednie postanowienie, zawarte w umowie spółki.
Pełna dowolność we wskazaniu innego, niż siedziba spółki, miejsca przeprowadzenia zgromadzenia jest wyłączona przez warunek wskazania go na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
- W informacji o planowanym zgromadzeniu należy zawrzeć porządek obrad. Szczegółowość oznaczenia porządku obrad powinna odpowiadać przedmiotowi obrad lub być dostosowana do stopnia zorientowania wspólników spółki, których zgromadzenia ma dotyczyć. Ponadto z prezentowanego w zaproszeniu porządku obrad powinno wynikać, co będzie stanowić jego przedmiot.
Opisywany obowiązek ustawowy o przekazaniu informacji o planowanym podjęciu porządku obrad, posiada funkcję organizacyjną. Ma za zadanie ustrukturyzować przyszłe zgromadzenie wspólników sp. z o.o., ale także pozwolić jego uczestnikom zorientować się i przygotować do podjęcia właściwych uchwał.
W odniesieniu do uchwał nie jest konieczne zawieraniu w zaproszeniu ich projektów. Stanowią one element obrad wspólników, a ich treść może w trakcie zgromadzenia podlegać zmianie.
W przypadku, w którym przedmiotem obrad będzie zmiana umowy spółki, należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.
Podsumowanie.
Zwołanie zgromadzenia, niezależnie od trybu (zwyczajne/nadzwyczajne), wymaga zachowania szeregu warunków, których niespełnienie może prowadzić do nieskutecznego zwołania zgromadzenia wspólników sp. z o.o. lub doprowadzić do wadliwości podejmowanych na nim uchwał.
Zakres obligatoryjnych elementów narzuconych przez ustawę, ale także przewidziana przestrzeń do zawarcia własnych rozwiązań przez zwołującego lub nadających się do zaimplementowania w umowie spółki, przykładowo co do wskazania właściwego miejsca zwołania zgromadzenia, prowadzić mogą do pewnych komplikacji w postaci braków formalnych kierowanych zaproszeń lub też wykroczenia poza granice przewidzianej swobody.
Jeśli masz więcej pytań odnośnie prawidłowego zwołania zgromadzenia wspólników sp. z o.o., nasz Zespół chętnie na nie odpowie 😌
Stan prawny na dzień 23 maja 2023 r.
Źródła:
